Danh sách
Tạo khách hàng mới
Xem video

Trên thanh menu ta truy cập Phần mềm -> Pos quản lý

 

Giao diện hiển thị của Pos quản lý

 

Trên thanh công cụ tìm kiếm khách hàng ta click vào “+” để thêm khách hàng

 

Form thêm mới khách hàng :

    • Cập nhật các trường thông tin của khách hàng, đặc biệt bắt buộc các trường như Số điện thoại, Họ tên, email nếu không có sẽ được tự động cập nhật từ số điện thoại.
    • Có thể cập nhật số điện thoại thứ 2 của khách hàng nếu có
    • Cập nhập ngày sinh của khách hàng để hệ thống tự động gửi chúc mừng sinh nhật tới khách hàng cùng những chương trình ưu đãi dành cho khách hàng vào ngày sinh nhật
    • Cập nhật hình ảnh đại diện của khách hàng cùng các trường thông tin như địa chỉ
    • Có thể chọn nguồn khách hàng để phân loại khách hàng và có những chương trình chăm sóc riêng đối với những nguồn khách hàng khác nhau
    • Sau khi hoàn thành các thông tin ta click “Thêm mới”. Form popup sau đó sẽ hiển thị Tên đăng nhập Mật khẩu tài khoản của khách hàng đăng nhập vào APP

 

Các thao tác với khách hàng sẽ nằm trong màn hình chi tiết của khách hàng

 

  • Khối 1: Khối tác vụ bao gồm các nút thực hiện thao tác các nghiệp vụ như mua hàng, đặt lịch thẻ, nạp ví, quản lý đơn hàng, nhật ký tạo thẻ cũ, …
  • Khối 2: Thống kê thẻ dịch vụ hiện có của khách hàng, lịch dịch vụ khách hàng đã đặt lịch hôm nay
  • Khối 3: Rỏ hàng của khách hàng
Tạo đơn hàng cho khách hàng
Xem video

Để tạo đơn hàng mới cho khách truy cập vào màn hình chi tiết của khách hàng

Sẽ có các trường hợp tạo đơn hàng mới như:

  • Tạo đơn hàng cho khách hàng trên hệ thống
  • Tạo đơn hàng bán hàng cho khách hàng vãng lai (không có thông tin khách hàng)

Tạo đơn hàng cho khách hàng trên hệ thống

Các bước tạo đơn hàng mới:

B1: Click “Mua hàng” để thực hiện chọn liệu trình/sản phẩm vào rỏ hàng của khách

Bạn có thể gõ tìm kiếm theo từ khóa dịch vụ/sản phẩm hoặc có thể truy cập tìm kiếm theo từng nhóm sản phẩm/ dịch vụ được phân chia trên hệ thống
Lưu ý: Có thể chọn nhiều sản phẩm hay dịch vụ trong 1 đơn hàng

B2: Check rỏ hàng của khách

Như vậy, ta có thể chọn 1 sản phẩm và 1 liệu trình vào rỏ hàng cho khách

Đơn hàng bao gồm 1 sản phẩm Serum & LT trị mụn cao cấp
Số buổi dịch vụ của liệu trình trị mụn sẽ được list ngay trong khối dịch vụ bên cạnh
Về chi tiết các sản phẩm/dịch vụ trong rỏ hàng ta có thể xóa phần tử, thêm số lượng, đặc biệt có thể chỉnh sửa giá liệu trình bán cho khách hàng vì sự linh hoạt tại spa/Thẩm Mỹ Viện

Khi chỉnh sửa giá ta có thể dùng công cụ tính toán sẵn có hoặc có thể nhập trực tiếp giá trị bán cho khách hàng, lưu ý khi nhập xong phải click ENTER để cập nhật chính xác giá
Nhập mã giảm giá nếu có rồi ấn ENTER để cập nhật
Giảm giá cả đơn hàng click “Giảm giá”, nhập giá trị giảm giá rồi ấn “Cập nhật đơn hàng” để cập nhật giảm giá cho khách hàng

B3: Thanh toán

Sau khi đã cập nhật xong về chi tiết sản phẩm/dịch vụ chốt xong đơn ta thực hiện thanh toán.
Ta có 2 lựa chọn để thanh toán cho đơn hàng:

  • Thanh toán cho tổng giá trị của đơn hàng: Chỉ cần nhập giá trị khách thanh toán, số tiền khách thanh toán sẽ tự động phân bổ thanh toán theo tỷ lệ giá trị chi tiết mặt hàng trong đơn
  • Thanh toán chi tiết các mặt hàng trong đơn hàng: Ta sẽ lựa chọn thanh toán được mặt hàng nào, nợ mặt hàng nào

Click “Thanh toán” hiển thị form thanh toán:
Thanh toán cho tổng đơn hàng:

Nhập số tiền khách hàng thanh toán và chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, Quẹt thẻ, Ví)
Ngoài ra, nếu khách thanh toán bằng nhiều phương thức ta click “+” chọn số tiền và phương thức thanh toán khác

Nhập ghi chú đơn hàng nếu có. Click “Thanh toán” để hoàn tất
Click icon “In đơn hàng” để in bill cho khách hàng
Thanh toán theo chi tiết đơn hàng:

Nhập chính xác số tiền thanh toán cho từng sản phẩm/dịch vụ. Click “Thanh toán” và “In đơn hàng” cho khách
Ngoài ra, có thể click “+” hoặc “” để thêm hoặc xóa các giá trị thanh toán bằng phương thức khác cùng lúc
Nhập ghi chú đơn hàng nếu cần thiết

Đặt lịch dịch vụ cho khách hàng
Xem video

Để đặt lịch cho khách hàng A ta truy cập vào chi tiết khách hàng A theo đường dẫn
Phần mềm -> Pos quản lý -> List khách hàng -> Chi tiết khách hàng
Về đặt lịch cho khách hàng sẽ có các trường hợp như sau:

  • Đặt lịch cho khách mới chưa có trên hệ thống
  • Đặt lịch cho khách đã có trên hệ thống nhưng chưa có thẻ
  • Đặt lịch cho khách đã có thẻ

Ngoài các trường hợp lễ tân đặt lịch cho khách hàng như trên thì khách hàng có thể tự động đặt lịch trên bằng tài khoản của khách hàng qua website hoặc APP khách hàng. Hướng dẫn chi tiết trong phần sử dụng APP khách hàng

Đặt lịch cho khách mới chưa có trên hệ thống
Các bước thực hiện:

  • B1: Tạo khách hàng
  • B2: Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm khách hàng cần đặt lịch và truy cập vào chi tiết của khách hàng đó

  • B3: Đặt lịch

Sau khi vào chi tiết khách hàng. Click “Đặt lịch tư vấn” sau đó nhập các thông tin như Ngày giờ, Ghi chú, … Sau khi hoàn thành click “Lưu” để hoàn tất đặt lịch.

Sau khi đặt lịch trên bảng lịch sẽ hiển thị như sau:

Đặt lịch cho khách đã có thông tin trên hệ thống nhưng chưa có thẻ

Các bước thực hiện:

  • B1: Truy cập vào khách hàng

Tìm kiếm & truy cập vào chi tiết khách hàng cần đặt lịch

  • B2: Đặt lịch

Tương tự như phần trên, ta truy cập “Đặt lịch tư vấn” để đặt lịch cho khách hàng

Đặt lịch cho khách trên hệ thống đã có thẻ

Với những khách hàng đã sẵn có các buổi dịch vụ và ta cần đặt lịch cho những buổi dịch vụ đó
Các bước thực hiện:

  • B1: Truy cập vào khách hàng

Tìm kiếm & truy cập vào chi tiết khách hàng cần đặt lịch

  • B2: Đặt lịch

Truy cập phần “Đặt lịch thẻ” sẽ hiển thị danh sách những buổi dịch vụ sẵn có của khách hàng

Click vào buổi dịch vụ cần đặt lịch

Chọn thời gian, địa điểm và ghi chú nếu cần thiết. Click “Đặt lịch cho khách” để hoàn tất đặt lịch
Sau khi đặt lịch buổi dịch vụ sẽ chuyển sang trạng thái
Ngoài việc đặt lịch từng buổi dịch vụ thì ta có thể thực hiện đặt lịch cả liệu trình nếu cần thiết bằng công cụ đặt lịch nhanh

Khách checkin làm dịch vụ
Xem video

Khi khách hàng checkin làm dịch vụ ta truy cập Phần mềm -> Pos quản lý -> Tìm kiếm khách hàng checkin trong danh sách khách hàng hệ thống.

Quy trình nhân viên checkin làm dịch vụ cho khách:

  • B1: Truy cập vào chi tiết khách hàng, click checkin ghi nhận thời gian khách hàng đến tại spa
  • B2: Trong khối thẻ dịch vụ click vào buổi dịch vụ để thao tác

Lưu ý: Nếu khách chưa có dịch vụ thì thực hiện mua thẻ cho khách hàng sau đó thao thác với các ca dịch vụ bình thường

  • Các trường thông tin như thời gian và địa điểm được active theo tài khoản hiện tại lúc đó
  • Ghi chú nếu cần thiết
  • Thêm phụ phí nếu cần thiết
  • Chọn nhân viên làm cho khách buổi dịch vụ hôm đó. Có thể chọn nhiều nhân viên nếu ca dịch vụ đó cần hơn 1 bạn làm
  • Thực hiện chuyển để hệ thống ghi nhận và thông báo đến APP nhân viên
  • Cập nhật lương nhân viên
    • Tự động : Lương sẽ theo mức đã cài đặt cố định trên hệ thống
    • Thủ công : Có thể cập nhật lương khác mới mặc định đã cài đặt trước đó
  • Sau khi đã cập nhật đủ thông tin, khách làm dịch vụ xong ta thực hiện checkout hệ thống sẽ tự động hoàn thành ca. Ngoài ra, trong form thao tác dịch vụ ta có thể hoàn thành ngay để hoàn thành ca dịch vụ đó ngay
  • Chỉnh sửa thông tin buổi dịch vụ thì phải click Cập nhật để lưu lại

  • Sau khi checkout khách hàng sẽ ký tên lưu vào buổi dịch vụ đã làm

Buổi dịch vụ đã hoàn thành có màu xám và sẽ không thể điều chỉnh thông tin nữa.
Nhưng ta vẫn có thể truy cập vào để xem thông tin chi tiết buổi dịch vụ như thời gian, cơ sở làm, ghi chú, tên nhân viên làm, lương ca, số phút, up ảnh khách hàng, chữ ký khách hàng, nguyên liệu làm ca dịch vụ, tiền tip

  • Lễ tân có thể in phiếu làm dịch vụ ra nếu cần
Quản lý thẻ dịch vụ
Xem video

Truy cập vào Chi tiết khách hàng ta sẽ thấy khối thẻ dịch vụ hiện có của khách hàng. Ta có thể thực hiện đặt lịch dịch vụ sẵn có cho khách hàng hoặc checkin làm dịch vụ cho khách hàng

Ngoài ra, ta có thể kiểm tra được thêm các thông tin khác của thẻ dịch vụ khi truy cập vào phần Đặt lịch thẻ

Quản lý thẻ dịch vụ hiện tại của khách hàng

Thống kê các dịch vụ bảo hành hiện có

Thống kê các dịch vụ đã sử dụng hoặc hết hạn sử dụng

Chi tiết thẻ dịch vụ:

  • Tên thẻ dịch vụ
  • Giá trị thẻ dịch vụ
  • Ngày sử dụng lần gần nhất
  • Hạn sử dụng của thẻ dịch vụ
  • Thay đổi ngày bắt đầu sử dụng dịch vụ
    • Click vào Bắt đầu của liệu trình

Chọn ngày bắt đầu – Phụ phí nếu có.

  • Thời gian tạm dừng sử dụng dịch vụ bảo lưu

Chọn ngày tạm dừng bảo lưu liệu trình

Chọn ngày bắt đầu sử dụng lại dịch vụ & phụ phí nếu có

  • Thời gian bắt đầu làm dịch vụ lại nếu sớm hơn dự kiến

Chọn ngày bắt đầu lại & Phụ phí nếu có

  • Thực hiện chuyển nhượng dịch vụ cho khách hàng khác trên hệ thống

Chọn khách hàng được chuyển nhượng

Phụ phí nếu có

Số buổi chuyển nhượng trong liệu trình

  • Tặng thêm buổi vào liệu trình cho khách hàng

Nhập số buổi tặng thêm vào liệu trình

  • Thay đổi thời gian hết hạn thẻ dịch vụ của khách hàng

Chọn ngày hết hạn sử dụng mới cho liệu trình

  • Kết thúc liệu trình khi khách hàng dừng không sử dụng liệu trình đó nữa

Các trường thông tin về liệu trình và số buổi đã sử dụng

Số tiền dự kiến phải hoàn trả khách hàng. Có thể lựa chọn việc nạp lại ví điện tử hay tạo khoản chi trả lại tiền cho khách hàng

Phụ phí nếu có

Số tiền khách hàng phải trả thêm nếu tiền thanh toán chưa đủ với số buổi đã sử dụng trong liệu trình

Doanh số giảm trừ đi khi thực hiện kết thúc

Tất cả các trường thông tin như Số tiền hoàn trả khách hàng, Phụ phí, Số tiền khách phải trả thêm, Doanh số giảm trừ đều có thể tùy chỉnh theo quy định của spa

  • Chỉnh sửa số buổi trong liệu trình của khách hàng

Khi phát sinh nhu cầu chỉnh sửa số buổi còn lại trong liệu trình của khách hàng ta truy cập phần Chỉnh sửa trong liệu trình

Nhập số buổi giảm trừ của liệu trình

Nhập số tiền hoàn ví cho khách hàng nếu có

  • Chuyển điểm liệu trình của khách hàng sang cơ sở khác

Chọn cơ sở muốn chuyển liệu trình của khách hàng tới

  • Thống kê phụ phí và số lượng hiện khách hàng đang sở hữu
Quản lý đơn hàng của khách hàng
Xem video

Truy cập vào Chi tiết khách hàng sau đó click vào icon Đơn hàng để quản lý tất cả đơn hàng của khách hàng đó

Vào chi tiết 1 đơn hàng ta có thể kiểm tra được tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng đó như:

  • Mã đơn hàng – Trạng thái đơn hàng
  • Thời gian tạo đơn hàng
  • Nhân viên tạo đơn hàng
  • Thực hiện in lại hóa đơn nếu cần
  • Tổng giá trị đơn hàng – Số tiền đã thanh toán – Số tiền nợ
  • Xem chi tiết đơn hàng

  • Thưởng hoa hồng và add doanh số cho nhân viên tư vấn

Để add thưởng hoa hồng giới thiệu hoặc doanh số nhân viên ta click vào Thưởng & Doanh số NV. Màn hình hiển thị như sau:

TH1:  Thưởng cho nhân viên tư vấn trực tiếp theo phần trăm đơn hàng tư vấn được.

  • Ta tìm kiếm và chọn tên nhân viên thụ hưởng trong cột Thưởng
  • Số tiền thụ hưởng sẽ tự động theo phần trăm (đã được cài đặt từ trong liệu trình) số tiền khách hàng thanh toán. Ngoài ra, user thao tác cũng có thể tùy chỉnh theo chính sách của spa
  • Có thể chọn 2 hoặc nhiều nhân viên nếu họ đều cùng được thụ hưởng hoa hồng tư vấn đơn hàng

TH2: Thưởng theo doanh số bán hàng của nhân viên

  • Ta tìm kiếm và chọn tên nhân viên thụ hưởng trong cột Doanh số
  • Tương tự thưởng theo phần trăm đơn hàng, doanh số của nhân viên sẽ được tính theo giá trị thanh toán của khách hàng

Lưu ý:

  • Ngoài việc thưởng theo tổng đơn hàng ta có thể thao tác thưởng chi tiết theo từng sản phẩm hay dịch vụ trong đơn hàng. Để thực hiện ta click vào Áp dụng trên từng sản phẩm/ dịch vụ
  • Khi khách hàng thanh toán thêm sẽ có tùy chọn tự động add thưởng và doanh số cho nhân viên theo đúng tỷ lệ và giá trị thụ hưởng. Có thể bỏ tích nếu không cần thiết
  • Thanh toán nợ và lịch sử thanh toán

Khi phát sinh thanh toán tiếp tục cho đơn hàng nợ trước đó ta click Thanh toán của đơn hàng. Màn hình thanh toán hiển thị

Hoàn thành việc thanh toán bằng việc nhập số tiền và phương thức thanh toán. Lưu ý về Tự động thưởng hoa hồng hay doanh số theo giá trị thanh toán, bỏ tích nếu không cần thiết.

Ngoài ra, có thể thực hiện in đơn hàng hiển thị giá trị và lịch sử thanh toán

  • Đổi thông tin

Khi phát sinh trường hợp chuyển đổi đơn hàng từ cơ sở 1 sang cơ sở 2 lễ tân thao tác thực hiện vào đổi thông tin

Chọn sở sở chuyển đơn hàng tới. Ghi chú và yêu cầu khác nếu có

  • Tặng đơn hàng

Khi phát sinh trường hợp cần tặng đơn hàng cho khách hàng ta thực hiện click Tặng trong chi tiết đơn hàng

Kết quả trả ra sẽ là đơn hàng sẽ về 0 VNĐ, không phát sinh bất cứ doanh thu nào từ đơn hàng và khách vẫn được thụ hưởng nguyên các liệu trình cũng như sản phẩm trong đơn hàng

  • Thực hiện trả hàng

Để thực hiện thao tác trả hàng trên hệ thống ta vào phần chi tiết đơn hàng click Trả hàng. Nhập liệu số lượng trả hàng được phép trong form

Nhập số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trả hàng

Khi nhập xong số lương hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền cần hoàn trả khách hàng. Có thể điều chỉnh giá trị hoàn trả hay nhập phí hoàn trả nếu có theo quy định của spa

Lưu ý:

  • Có thể tùy chọn số tiền hoàn lại cho khách nạp vào ví điện tử của khách hay trả lại tiền cho khách hàng (bỏ tích)
  • Liệu trình đã sử dụng thì không thể thực hiện trả hàng, chỉ có thể thực hiện thao tác Kết thúc trong liệu trình đó
  • Có thể tích vào các phần Tích lũy thành viên, AFF, Hoa hồng, Doanh số nhân viên để xem phần giảm trừ theo
Ví điện tử của khách hàng
Xem video

Để truy cập vào ví điện tử của khách hàng ta truy cập vào Chi tiết của khách hàng đó. Click Ví điện tử ta sẽ thấy tồn quỹ và lịch sử chi tiết việc sử dụng tiền trong ví của khách hàng

Khi mua thẻ tiền số tiền thụ hưởng sẽ tự động nạp vào ví điện tử để khách hàng sử dụng

Chi tiết các mua hàng, tích lũy mua hàng, hoa hồng giới thiệu sẽ được hiển thị chi tiết nội dung và thời gian

Ngoài ra có thể thực hiện việc tặng thêm tiền vào ví điện tử cho khách hàng. Thao tác nhập số tiền thưởng vào ô trống và ghi chú nếu cần thiết

Nhật ký của khách hàng
Xem video
  • Vào “Chi tiết” khách hàng và truy cập vào “Nhật ký & CSKH
  • Chọn nhóm nhật ký (Sale, Dịch vụ, Sản phẩm/Dv quan tâm)
  • Click “Thêm mới” và nhập nội dung nhật ký, có thể upload file ảnh hoặc file văn bản lên nhật ký.
  • Chọn tùy chọn “nâng cao” để đặt lịch nhắc, cho khách hàng xem, lưu ý nhật ký quan trọng.

  • Nhóm nhật ký “Ảnh/Clip” Lưu ảnh làm liệu trình dịch vụ do nhân viên chụp và upload lên.
  • Nhóm nhật ký “Đặt lịch dịch vụ” thống kê ngày giờ khách hàng đặt lịch dịch vụ.

Lịch nhắc” thống kê các lưu ý nhắc khách hàng chăm sóc tại nhà sau khi làm dịch vụ tại spa.

Tạo thẻ cũ cho khách hàng
Xem video

Trong trường hợp khi triển khai hệ thống có những khách hàng còn những liệu trình đang sử dụng từ trước. Ta sử dụng công cụ tạo thẻ để tạo thẻ tồn cho khách hàng. Click Tạo thẻ cũ trong chi tiết khách hàng

Nhập các trường thông tin :

  • Nhập tên thẻ liệu trình của khách
  • Nhập giá trị thẻ khi bán cho khách
  • Số tiền khách đã trả
  • Số buổi còn của khách
  • Thời gian mua

Sau khi nhập đầy đủ thông tin ta click Tạo thẻ. Tổng số buổi còn lại của khách trong liệu trình sẽ hiển thị trong danh sách dịch vụ sẵn có. Đơn hàng sẽ ghi nợ nếu bạn nhập số tiền đã thanh toán nhỏ hơn giá trị đơn hàng

Gửi tin nhắn với khách hàng
Xem video

Vào “App” chọn “Gửi tin nhắn

Nhập tiêu đề, nội dung, cấu hình chạm (khi chạm xem tin link tới…),

xóa thời gian gửi nếu gửi ngay lập tức, chọn khách hàng/nhân viên cần gửi tin tới

Click “Gửi ngay” để gửi tin nhắn

Công việc cần xử lý
Xem video

Vào “Phần mềm” chọn “Pos quản lí”. Click icon để xem danh sách công việc cần xử lý

  • Đặt lịch khách có thẻ” và “đặt lịch tư vấn” là các buổi đặt lịch của khách từ app hoặc website, nhân viên lễ tân cần gọi điện liên hệ với khách hàng để xác nhận với khách hàng có làm dịch vụ theo lịch khách hàng đã đặt hay không? Sau khi xác nhận với khách hàng xong thì chọn “xác nhận” nếu chăm sóc khách được theo lịch khách đặt, chọn “hủy” nếu không chăm sóc được.
  • Đơn hàng online từ web/app”: gọi điện cho khách hàng để xác nhận là khách hàng đã đặt lịch đơn hàng đó, địa chỉ khách nhận hàng, phí vận chuyển nếu có, phương thức khách hàng thanh toán.
    • Click “|Xem” để xem thông tin đơn hàng
    • Chọn “Đổi thông tin” để cập nhật đầy đủ các thông tin về đơn hàng
    • Chọn “Hoàn thành” để xác nhận nhận đơn hàng
    • Chọn “Hủy” để hủy đơn hàng khách đặt (do không phải khách đặt)
  • Lịch nhắc” thống kê lịch nhắc khách hàng chăm sóc sau khi làm dịch vụ. Sau khi nhân viên gọi điện nhắc khách hàng thì click “Thực hiện nhắc” để xác nhận.
  • Liên hệ từ web” thống kê các liên hệ của khách hàng từ website. Gọi điện cho khách hàng xin thông tin nhập lên hệ thống và đặt lịch hẹn tư vấn. Click “Đã đọc” sau khi liên hệ với khách hàng.
Các nghiệp vụ khác
Xem video

Đang cập nhật